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Prompt E-mails

Répondre à un client mécontent

Obtenez en quelques secondes une réponse professionnelle qui apaise le client et propose une solution concrète.

Temps gagné
15 min par e-mail
Pour
Service client, Commercial, Indépendant
Niveau
Débutant
Fonctionne avec
ChatGPT, Claude et Gemini

Le prompt

Libre
Tu es [RÔLE], expert de la relation client, calme et empathique.

Contexte : un client m’a envoyé l’e-mail de réclamation ci-dessous. Voici ce que nous pouvons lui proposer : [SOLUTION PROPOSÉE].

E-mail du client :
"""
[E-MAIL DU CLIENT]
"""

Tâche : rédige une réponse qui :
1. remercie le client pour son retour et reconnaît son désagrément sans se justifier longuement ;
2. reformule brièvement le problème pour montrer qu’il a été compris ;
3. présente la solution proposée de façon claire, avec le prochain pas et un délai ;
4. se termine sur une note positive et une signature au nom de [SIGNATURE].

Contraintes : ton [TON], vouvoiement, 120 à 180 mots, phrases courtes, aucune promesse que nous ne pourrions pas tenir, pas de jargon.

Format de sortie : un objet d’e-mail, puis le corps de l’e-mail prêt à copier. Propose ensuite une seconde variante plus courte (80 mots maximum). S’il te manque une information importante pour répondre, pose-moi d’abord tes questions.

Ce qu’il vous faut préparer

[RÔLE]
ex. : responsable du service client d’une boutique de meubles en ligne
[SOLUTION PROPOSÉE]
ex. : remplacement gratuit de la chaise abîmée sous 5 jours ouvrés
[E-MAIL DU CLIENT]
ex. : Bonjour, j’ai reçu ma chaise avec un pied cassé, c’est inadmissible…
[TON]
ex. : chaleureux et rassurant
[SIGNATURE]
ex. : Julie, service client

Conseils d’utilisation

  • Retirez les coordonnées personnelles du client (adresse, téléphone) avant de coller son e-mail.
  • Indiquez précisément ce que vous pouvez offrir : l’IA ne doit pas inventer un geste commercial.
  • Relisez toujours la réponse et ajustez-la à votre façon de parler avant de l’envoyer.

Exemple de résultat

Objet : Votre chaise abîmée, nous la remplaçons Bonjour Monsieur Martin, Merci de nous avoir prévenus, et toutes nos excuses pour ce désagrément. Recevoir un meuble endommagé est vraiment décevant. Nous vous envoyons une nouvelle chaise gratuitement, livrée sous 5 jours ouvrés…

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