Obtenir la bonne formule en décrivant votre besoin

Objectif

Obtenir la formule Excel dont vous avez besoin en décrivant votre tableau et votre calcul, en français courant.

Pourquoi c’est utile

Claire trouve sur Internet une formule écrite en anglais, avec des virgules. Collée dans son Excel en français : erreur, et vingt minutes perdues. Avec l’IA, vous dites ce que vous voulez obtenir. Mais elle ne voit pas votre tableau : c’est à vous de le décrire.

L’IA connaît très bien Excel. Sans description, pourtant, elle devine vos colonnes, et une formule devinée tombe rarement juste. Avec une description précise, elle écrit en quelques secondes la formule adaptée à votre fichier.

Les informations à donner

Concrètement, cela donne :

• Les colonnes : « A : date, B : commercial, C : région, D : montant HT ».
• Les lignes : « les données vont de la ligne 2 à la ligne 500 ».
• Le calcul : « le total des ventes de la région Ouest en mars ».
• La cellule : « le résultat en G2 ».
• Le logiciel : « Excel 365 en français », « Excel 2016 » ou « Google Sheets ».

Vous reconnaissez la méthode en cinq briques du premier cours : c’est surtout le contexte qui fait la différence.

Démonstration

La première réponse suppose des colonnes que l’IA ne connaît pas : elle vous renvoie le travail. La seconde se colle directement en G2, parce que tout le contexte était donné.

Pour l’utiliser, copiez la formule, collez-la dans la cellule indiquée, puis vérifiez le résultat sur deux ou trois lignes que vous pouvez calculer de tête.

Pensez à la version : RECHERCHEX n’existe pas dans Excel 2016. Demandez alors la version INDEX et EQUIV.

Trois erreurs fréquentes à éviter :

• Oublier la langue : en français, les fonctions ont des noms français et le séparateur est le point-virgule. Sinon, vous obtenez #NOM?.
• Rester vague : « fais-moi une formule pour mes ventes » ne suffit pas. Donnez les lettres des colonnes.
• Ne pas vérifier : une formule plausible peut être fausse. Un contrôle sur quelques lignes suffit.

À vous de jouer

Prenez un tableau que vous utilisez chaque semaine.

1. Choisissez un calcul que vous faites encore à la main ou à la calculatrice.
2. Remplissez le prompt ci-dessous, sans coller de données réelles.
3. Testez la formule sur quelques lignes dont vous connaissez déjà le résultat.

Prompt prêt à l’emploi

Tu es un formateur Excel patient qui s’adresse à des débutants.

Contexte : j’utilise [LOGICIEL ET VERSION : par exemple Excel 365 en français, Excel 2016, Google Sheets]. Mon tableau est organisé ainsi : [DESCRIPTION DES COLONNES : lettre et contenu de chaque colonne]. Les données vont de la ligne 2 à la ligne [DERNIÈRE LIGNE].

Tâche : écris la formule qui permet de [CE QUE JE VEUX CALCULER]. Le résultat doit s’afficher dans la cellule [CELLULE DU RÉSULTAT].

Contraintes :
- Noms de fonctions en français (SOMME.SI.ENS, NB.SI, RECHERCHEX, SI, SIERREUR…) et point-virgule comme séparateur.
- La formule la plus simple possible. Si tu utilises RECHERCHEX, donne aussi la version INDEX et EQUIV pour les anciennes versions d’Excel.
- Pas de jargon, ou explique-le en une phrase.

Format :
1. La formule seule, prête à copier-coller.
2. Une explication de chaque partie, en 3 à 5 puces.
3. Une erreur fréquente à éviter.

Si une information te manque (format des dates, nom exact d’une colonne…), pose-moi d’abord tes questions.

Temps gagné

Pour deux ou trois formules par semaine : environ 30 minutes gagnées.