Objectif
Obtenir une réponse prête à envoyer, en collant l’e-mail reçu et en donnant 2 ou 3 idées.
Pourquoi c’est utile
Lundi, 9 h : 23 messages non lus. Vous savez déjà quoi répondre : oui, non, plutôt jeudi. Ce qui prend du temps, c’est la mise en forme : formules d’accueil, phrases polies, conclusion. C’est exactement ce que l’IA fait très bien. Vous gardez la décision, elle s’occupe de la rédaction : vous ne rédigez plus, vous dictez l’essentiel en style télégraphique, et vous relisez.
- 1Collez l’e-mail reçu
- 2Notez 2 ou 3 points clés
- 3Précisez le ton
- 4Relisez, puis envoyez
La méthode tient en trois éléments :
- L’e-mail reçu, copié-collé tel quel, sans la signature complète ni l’historique inutile.
- Vos points clés, en 2 ou 3 lignes, même mal écrits : « oui, jeudi 14 h, devis vendredi » suffit.
- Le ton souhaité et une longueur maximale : cordial, formel ou amical.
Vous retrouvez la méthode en 5 briques du cours « Bien démarrer » : l’e-mail est le contexte, vos points sont la tâche, le ton fixe les contraintes.
Démonstration
Julien, gestionnaire immobilier, répond à une propriétaire impatiente.
Démonstration simulée avec Gemini. Demande : Tu es gestionnaire locatif dans une agence immobilière. Voici l’e-mail que j’ai reçu : « Bonjour, cela fait trois semaines que je vous ai signalé la fuite dans l’appartement de la rue des Lilas. Où en est-on ? Cordialement, Mme B. » Rédige ma réponse avec ces points : - le plombier passe mardi 14 pour le diagnostic - le devis lui sera envoyé vendredi au plus tard - je propose un appel si elle veut en parler Ton cordial et rassurant, 100 mots maximum. Donne l’objet puis le corps de l’e-mail. Réponse : Objet : Fuite rue des Lilas, intervention prévue mardi Bonjour Madame, Merci pour votre message, et toutes mes excuses pour ce délai. Le plombier interviendra mardi 14 pour établir un diagnostic précis de la fuite. Je vous transmettrai ensuite le devis vendredi au plus tard. Si vous souhaitez en parler de vive voix, je serai ravi de vous appeler au moment qui vous convient. Bien cordialement, Julien
Les dates viennent de Julien : l’IA n’a rien inventé. Vérifiez toujours ce point, car elle peut ajouter une date ou un engagement (un « vendredi » que vous n’aviez pas prévu) : retirez-le avant d’envoyer.
Les erreurs les plus fréquentes :
- coller tout l’historique du fil, alors que seul le dernier message compte ;
- oublier le ton : l’IA choisit alors un registre neutre, rarement le vôtre ;
- laisser les vrais noms : remplacez-les par des initiales, puis remettez-les à la relecture ;
- envoyer sans relire : c’est vous qui signez.
Astuce de pro : gardez une conversation ouverte pour vos réponses de la journée. Pour chaque nouvel e-mail, écrivez « Même consigne. Voici le suivant : » et collez le message avec vos points.
À vous de jouer
Ouvrez votre boîte de réception et choisissez un e-mail simple qui attend une réponse depuis hier.
- Copiez-le dans ChatGPT, Claude ou Gemini, en anonymisant les noms.
- Ajoutez vos 2 ou 3 points clés et le ton avec le modèle ci-dessous.
- Relisez, ajustez si besoin, puis envoyez.
Chronométrez-vous : vous devriez passer moins de deux minutes au total.
Prompt prêt à l’emploi
Tu es [VOTRE RÔLE : par exemple assistante commerciale, chef de projet, graphiste indépendant]. Voici l’e-mail que j’ai reçu : « [COLLEZ L’E-MAIL, EN REMPLAÇANT LES NOMS PAR DES INITIALES] » Rédige ma réponse en intégrant uniquement ces points : - [POINT CLÉ 1] - [POINT CLÉ 2] - [POINT CLÉ 3, facultatif] Contraintes : ton [cordial / formel / amical], [100] mots maximum, vouvoiement, n’ajoute aucun engagement, date ou chiffre que je n’ai pas donné. Format : l’objet, puis le corps de l’e-mail, signé [VOTRE PRÉNOM]. Si un point n’est pas clair, pose-moi une question avant de rédiger.
Temps gagné
- À la main
- 5 min
- Avec l’IA
- 2 min
Réservez la méthode aux réponses qui demandent un peu de rédaction, pas à un simple « Merci, bien reçu ». Pour cinq e-mails par jour, près d’une heure gagnée par semaine.