Objectif
Faire l’inventaire de vos tâches répétitives, choisir les trois qui rapportent le plus et savoir ce que l’IA peut faire seule, avec vous, ou jamais.
Pourquoi c’est utile
Imaginez le responsable d’une équipe de huit techniciens. Chaque lundi, il reconstitue le point d’activité. Chaque semaine, il relance les mêmes personnes, ajuste le planning et répond aux mêmes questions. Aucune de ces tâches n’est difficile, mais ensemble elles mangent des heures.
Avant de chercher un outil, il faut savoir où votre temps part. Sinon, on automatise ce qui est amusant plutôt que ce qui est utile.
La méthode en 4 étapes
- 1Listez vos tâches répétitives
- 2Notez-les de 1 à 3
- 3Multipliez pour obtenir un score
- 4Gardez les 3 meilleurs scores
Pensez d’abord au reporting, aux relances, aux plannings, aux questions qui reviennent, aux comptes rendus et au suivi d’indicateurs. Puis notez chaque tâche de 1 (faible) à 3 (fort) sur trois critères : fréquence, temps passé et simplicité (une tâche simple, aux règles claires, s’automatise mieux).
| Tâche | Fréquence | Temps | Simplicité | Score |
|---|---|---|---|---|
| Reporting hebdomadaire | 3 | 3 | 2 | 18 |
| Relances d’interventions | 3 | 2 | 3 | 18 |
| Réponses aux mêmes questions | 3 | 2 | 2 | 12 |
| Planning des roulements | 2 | 3 | 2 | 12 |
| Préparer un entretien annuel | 1 | 3 | 1 | 3 |
Un score élevé signale une bonne candidate. Un score bas, comme l’entretien annuel, n’est pas pour autant oublié : c’est souvent une tâche à garder pour vous.
Seule, avec vous, ou jamais : trois catégories à distinguer.
- L’IA seule : reformater des données, rédiger un premier jet de relance, classer des messages. Vous contrôlez de temps en temps.
- L’IA avec vous : synthèse d’un reporting, proposition de planning, compte rendu. Elle prépare, vous relisez et vous validez.
- Jamais sans vous : jugement sur une personne, décision de sanction ou de promotion, données sensibles. Ne collez jamais d’informations nominatives sur vos salariés.
Démonstration
Demandez à l’IA de vous aider à faire le tri, sans aucune donnée personnelle :
Démonstration simulée avec ChatGPT. Demande : Je dirige une équipe de 8 techniciens. Voici mes tâches de la semaine : reporting du lundi (1 h 30), relances d’interventions en retard (45 min), ajustement du planning (1 h), mêmes questions sur les procédures (1 h), compte rendu de réunion (30 min). Classe-les de la plus rentable à automatiser à la moins rentable, en tenant compte de la fréquence et de la simplicité. Indique pour chacune si l’IA peut agir seule, avec moi, ou pas. Réponse : 1. Reporting du lundi : avec vous. Les données se collectent et se mettent en forme ; vous relisez et commentez. 2. Relances d’interventions : seule, après validation du modèle de message une première fois. 3. Questions sur les procédures : avec vous. Un assistant peut répondre à partir de vos documents ; vous corrigez les réponses fausses. 4. Compte rendu de réunion : avec vous. Premier jet automatique, relecture nécessaire. 5. Planning : avec vous, en dernier. Les règles et les contraintes humaines comptent beaucoup.
L’IA ne connaît pas votre quotidien : c’est à vous de confirmer ou de corriger son classement.
À vous de jouer
- Notez pendant une semaine, sans rien changer, chaque tâche répétitive et le temps qu’elle prend.
- Attribuez vos notes de 1 à 3 et calculez vos scores.
- Entourez vos 3 meilleurs scores : ce sont vos chantiers pour la suite.
Prompt prêt à l’emploi
Tu es consultant en organisation pour une équipe de [TYPE D’ÉQUIPE : par exemple techniciens, commerciaux]. Contexte : voici mes tâches répétitives de la semaine, avec le temps passé : [LISTE DES TÂCHES ET DURÉES, SANS NOM DE PERSONNE]. Tâche : note chaque tâche de 1 à 3 sur la fréquence, le temps et la simplicité, calcule le score (produit des trois notes) et classe-les. Contraintes : indique pour chacune si l’IA peut agir seule, avec moi ou pas. Signale toute tâche touchant à un jugement sur une personne ou à des données sensibles. Format : un tableau, puis les 3 tâches à automatiser en priorité avec une idée de premier essai.
Temps gagné
- À la main
- 1 h 30
- Avec l’IA
- 30 min
Ce n’est qu’un exemple : le vôtre dépendra de vos données. Trois tâches bien choisies peuvent libérer environ 2 à 3 heures par semaine.
Dans les leçons suivantes, vous passerez à l’action : un reporting en 10 minutes, des plannings et astreintes, un assistant pour votre équipe, puis de vraies automatisations.